Come creare una tabella pivot in Excel per suddividere e suddividere i dati

come creare una tabella pivot in ExcelMark Coppock / Digital Trends Microsoft Excel 2016, che si trova nella suite Office, è l'ultima e la più grande applicazione per fogli di calcolo di Redmond, e c'è una buona ragione per cui tanti addetti ai lavori lo usano per tutte le loro esigenze di elaborazione dei numeri. Mentre Excel va bene per fogli di calcolo semplici per tenere traccia delle spese o creare calendari, è utile quando è necessario suddividere e quindi presentare dati complessi. Qui ti mostriamo come creare una tabella pivot in Excel per sfruttare uno degli strumenti più potenti dell'applicazione.

Prima di iniziare, a cosa servono esattamente le tabelle pivot? In poche parole, le tabelle pivot ti consentono di esaminare gli stessi dati in modi diversi e da diverse angolazioni, per semplificare l'esecuzione di analisi approfondite e individuare tendenze importanti. Quando valuti i risultati delle vendite, ad esempio, potresti voler guardare una singola persona, un prodotto specifico o un periodo di tempo specifico. Con una tabella pivot, puoi creare un pool di informazioni e quindi cambiare facilmente la tua attenzione da una cosa all'altra: un'analisi che sarebbe noiosa da eseguire manualmente.

Tieni presente che avrai bisogno della versione completa di Excel 2016 per utilizzare le tabelle pivot. La versione Windows 10 di Excel della piattaforma UWP (Universal Windows Platform) non include quella e molte altre funzionalità avanzate di Excel. Infine, se vuoi provare nuove funzionalità di Excel, unisciti al programma Office Insider e forse essere il primo a provare una nuova funzione di tabella pivot.

Passaggio 1: prepara i tuoi dati

Forse il passaggio più importante nell'utilizzo delle tabelle pivot di Excel è organizzare attentamente i dati. Il modo più semplice per farlo è utilizzare le tabelle di Excel, che ti consentono di aggiungere righe che verranno incluse nella tabella pivot ogni volta che premi Aggiorna. Ma per lo meno, vuoi che i tuoi dati siano in forma tabulare con intestazioni di colonna informative e con dati coerenti all'interno delle colonne.

Ad esempio, supponiamo che desideri analizzare le informazioni di vendita per la tua azienda. Hai sei addetti alle vendite che vendono tre prodotti in diverse regioni. I tuoi prodotti sono personalizzati per ogni cliente e quindi i prezzi variano. Ecco una tabella di esempio con informazioni fittizie per darti un'idea di come i dati possono essere organizzati con una tabella pivot in mente.

La tabella è stata creata semplicemente inserendo prima i dati, quindi selezionando l'intero intervallo e quindi andando su Inserisci> Tabella. Anche in questo caso, non è necessario eseguire questo passaggio, ma è consigliabile se si desidera aggiungere più righe di dati in un secondo momento e semplificare l'aggiornamento della tabella pivot.

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Passaggio 2: prova un consiglio

Excel è pieno di trucchi ingegnosi per semplificare il lavoro con i dati e, quando possibile, cercherà di indovinare cosa si desidera ottenere e quindi eseguirà automaticamente alcuni passaggi. Questa natura utile è dimostrata qui dallo strumento Tabelle pivot consigliate, che esamina i tuoi dati e offre alcune opzioni logiche su come analizzare e presentare le cose.

Per utilizzare una tabella pivot consigliata, vai semplicemente su Inserisci> Tabelle pivot consigliate. Excel presenterà alcune opzioni da considerare. Nel nostro esempio, Excel offre la creazione di 10 diverse tabelle pivot che danno un'occhiata a una serie di angoli diversi sui nostri dati di vendita. Tieni presente che il modo in cui etichetti le colonne è importante; Excel legge queste intestazioni e offre consigli che hanno più senso. Se desideri esaminare i prezzi di vendita, ad esempio, non utilizzare il termine "costo", perché Excel baserà la sua raccomandazione di conseguenza.

Un consiglio è "Somma delle vendite totali per cliente". Se scegliamo questa opzione, Excel procederà alla creazione della tabella pivot.

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Si noti che la tabella pivot mostra solo i dati pertinenti alla nostra presente analisi. Sul lato destro, troverai i criteri utilizzati da Excel per crearlo nella finestra di dialogo Campi tabella pivot. Tratteremo il significato di ciascuno di questi campi nella sezione successiva sulla personalizzazione.

Passaggio 3: personalizza la tabella pivot

Ciascuno degli elementi in questa finestra di dialogo è importante per determinare come funzionerà la tabella pivot. Fai clic sull'ingranaggio di configurazione per modificare l'aspetto di questa finestra di dialogo in base a ciò che funziona meglio per te.

Selezione dei campi

Qui, stai scegliendo quali colonne includere nella tua tabella pivot. Il modo in cui i dati verranno popolati nella tabella pivot è determinato dal tipo di dati che rappresenta: Excel capirà per te se aggiungere una colonna alla tabella pivot o aggiungere i dati del campo all'interno della tabella. Ad esempio, se selezioni "Articoli", Excel presume che tu voglia aggiungere il numero di articoli per ogni cliente.

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D'altra parte, se selezioni "Data", Excel inserisce i dati nella tabella e organizza le vendite in base a quando si sono verificate.

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Mentre lavori sulle tue tabelle pivot, puoi sperimentare per vedere come l'aggiunta e la rimozione dei campi influisce sui dati visualizzati. Scoprirai che Excel fa un ottimo lavoro nel fare selezioni che hanno senso, ma puoi anche cambiare le cose se le scelte di Excel non hanno senso.

Filtri

Trascina gli elementi dall'elenco di selezione dei campi nella sezione "Filtri" se desideri limitare i dati visualizzati. Ad esempio, se trascini "Cliente" nella sezione "Filtri", puoi visualizzare facilmente solo i dati di uno o di una selezione di clienti.

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Colonne

Trascinando i campi nella sezione "Colonne", puoi espandere il modo in cui i dati vengono riportati. Ancora una volta, quando trascini un campo in questa sezione, Excel proverà a capire come desideri che i dati siano presentati. Ad esempio, se trascini "Data" nella sezione "Colonne", Excel visualizzerà le vendite come riepilogate per il periodo di tempo più logico, che in questo caso è al mese. Ciò sarebbe utile se la tua preoccupazione principale fosse quanto è stato venduto su base mensile con un occhio alle abitudini di acquisto dei clienti.

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Righe

Allo stesso modo, puoi trascinare i campi nella sezione "Righe" per incorporare dati diversi nelle righe della tabella pivot. Anche in questo caso, se trasciniamo "Data" nella sezione "Righe", Excel suddividerà le vendite per cliente al mese, ma i dati verranno riepilogati per cliente e non per mese come nell'esempio precedente. In questo caso, sei principalmente preoccupato per quanto hai venduto a ciascun cliente, ma vuoi anche individuare eventuali tendenze basate sul tempo.

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Valori

Infine, la sezione "Valori" determina la modalità di analisi dei dati. In tutti i nostri esempi finora, abbiamo considerato le vendite totali. Se si fa clic sul tasto freccia giù in questa sezione, è possibile configurare le impostazioni del campo valore per visualizzare un diverso calcolo numerico.

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Ad esempio, supponiamo di voler esaminare le medie delle vendite anziché le vendite totali. Selezionare semplicemente "Media" nella finestra di dialogo delle impostazioni del campo valore. Puoi anche impostare il formato del numero in modo che i risultati abbiano più senso.

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Ora, invece di considerare le vendite totali per cliente e quindi calcolare un totale generale, stiamo esaminando le vendite medie per società e quindi le vendite medie in tutta l'azienda. Ciò sarebbe utile per valutare quali clienti sono al di sopra o al di sotto della media nelle vendite, ad esempio, e quindi quali meritano la maggiore (o la minore) attenzione. Nel nostro esempio, forse Acme Engineering e Jones Roofing non meritano la stessa attenzione di vendita degli altri.

Chiaramente, le tabelle pivot offrono una serie di opzioni per semplificare il taglio e la suddivisione dei dati. Il trucco per utilizzare le tabelle pivot in modo efficace è decidere esattamente cosa vuoi vedere prima di iniziare ad applicare le opzioni. Vuoi anche assicurarti che i tuoi dati corrispondano a come hai disposto la tua tabella e come hai chiamato le tue intestazioni. Più sei attento nell'impostare le cose, più efficaci saranno le tue tabelle pivot.

Passaggio 4: crea le tue tabelle pivot da zero

Una volta che hai giocato con la funzione tabella pivot e hai acquisito una certa comprensione di come le varie opzioni influenzano i tuoi dati, puoi iniziare a creare una tabella pivot da zero. Il processo è simile all'utilizzo di un consiglio, solo tu vai su Inserisci> Tabella pivot e quindi seleziona manualmente i tuoi dati come primo passaggio.

Nel nostro caso, ciò significa selezionare Table1, ma potremmo anche selezionare un intervallo di dati o estrarre da un'origine dati esterna. Possiamo anche decidere se vogliamo creare un nuovo foglio di lavoro o posizionare la tabella pivot accanto ai nostri dati in una determinata posizione sul foglio di lavoro esistente.

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Una volta effettuata la selezione, ci viene presentata una tabella pivot vuota e la nostra finestra di dialogo Campi tabella pivot.

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Creare la nostra tabella pivot è quindi solo una semplice questione di selezionare i campi e determinare come vogliamo che i dati vengano calcolati e visualizzati. Supponiamo di voler vedere come si sono comportati i venditori al mese, con un totale complessivo delle vendite per l'anno. Selezionare i campi "Venditore", "Data" e "Vendite totali", trascinare il campo "Venditore" nella sezione "Filtri" e configurare i valori da visualizzare come valuta. Excel aggiunge automaticamente gli elementi di data pertinenti alla sezione "Righe" e presuppone che si voglia visualizzare le somme.

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Per impostazione predefinita, Excel mostrerà tutti i dati per tutti i venditori. Possiamo anche selezionare un singolo venditore per vedere solo i suoi dati. In questo caso, vediamo che Judy French ha avuto vendite in soli tre mesi, anche se le sue vendite totali erano significative. Ciò potrebbe significare che il suo processo di vendita è stato più lungo perché stava cercando balene invece che pesci: una conclusione preziosa, se accurata. Forse investire in un assistente per aiutare Judy a chiudere più rapidamente le sue vendite sarebbe una buona idea.

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Passaggio 5: investire in un po 'di apprendimento

Se vuoi diventare  davvero bravo nell'uso delle tabelle pivot di Excel, investi del tempo per imparare un po 'di più su come utilizza i vari tipi di dati. Microsoft offre le proprie risorse di formazione e ci sono una serie di formatori di terze parti da considerare.

In generale, tuttavia, questo significa scavare in Excel in un modo che va oltre lo scopo di questa guida. Tuttavia, si spera che ora tu veda come le tabelle pivot possono essere uno strumento potente per analizzare i tuoi dati, ed è relativamente facile iniziare a patto che i tuoi dati siano configurati nel giusto tipo di tabella. E non possiamo sottolineare abbastanza quanto sia importante sapere cosa vuoi ottenere con la tua tabella pivot prima di iniziare.