Come eseguire il backup di e-mail, contatti e altro in Outlook

come eliminare un utente su un Macracorn / 123RF Per molti professionisti, Microsoft Outlook è il centro del loro flusso di lavoro. Stando così le cose, è importante assicurarsi che i file dell'applicazione (record di posta elettronica, contatti e calendari) vengano periodicamente sottoposti a backup in una posizione sicura. Allo stesso modo, se stai passando a un nuovo PC, è molto più facile ricaricare un singolo file che eseguire il noioso processo di configurazione di nuovo degli account di posta elettronica. Fortunatamente, Outlook semplifica il backup manuale dell'account e delle impostazioni e la reimportazione per una facile configurazione. La guida seguente si applica a Office 2010, Office 2013 e Office 2016.

Backup dei file

Passaggio 1:  per avviare il backup dei file in Outlook 2013 e 2016, fare clic sul menu File e selezionare  Apri ed esporta  dal menu a sinistra.

Outlook-apri-ed-esporta Mark Coppock / Tendenze digitali

Passaggio 2: fare  clic sul   pulsante Importa / Esporta per aprire la procedura guidata di importazione ed esportazione, che ti espellerà anche dal sistema di menu touch-friendly: è meglio avere una tastiera e un mouse o un touchpad convenzionali per i seguenti passaggi. In Outlook 2010, fare clic su File,  selezionare  Opzioni  e fare clic su  Avanzate .

outlook-import-export Mark Coppock / Tendenze digitali

Passaggio 3: fare  clic su Esporta per aprire la procedura guidata. I passaggi seguenti sono identici per tutte e tre le versioni di Outlook.

Outlook esporta in un file Michael Crider / Tendenze digitali

Passaggio 4:  selezionare Esporta in un file  dall'elenco delle azioni e fare clic su Avanti,  che comporterà due opzioni. Selezionare File di dati di Outlook (.pst)  e fare nuovamente clic su Avanti . Nella schermata successiva, seleziona i file e le cartelle di cui desideri eseguire il backup. La maggior parte delle volte, ti consigliamo di creare un backup completo dei file per un account. Per fare ciò, è sufficiente fare clic sull'indirizzo e-mail associato all'account, il primo elemento nell'elenco, e fare clic su Avanti . Assicurati che Includi sottocartelle sia selezionato in modo da acquisire tutte le informazioni.

Outlook seleziona cartella Michael Crider / Tendenze digitali

Passaggio 5:  se desideri un maggiore controllo sugli elementi di cui viene eseguito il backup, fai clic su una singola cartella di posta, sulla sezione Contatti o Calendari o su una qualsiasi delle altre opzioni nell'elenco. Per impostazione predefinita, verrà eseguito il backup anche di tutte le cartelle all'interno di una cartella selezionata. Per disabilitare questo comportamento, deselezionare la casella contrassegnata include sottocartelle . Per rimuovere messaggi di posta elettronica specifici dal backup, come la posta inviata ao dal tuo indirizzo personale, fai clic su filtri . In questa schermata è possibile creare una ricerca per parola, oggetto o campo del corpo, ao da indirizzo o ora. Filtri più avanzati, tra cui le dimensioni, le bandiere, e le valutazioni di importanza, sono disponibili tramite i M Scelte minerale e avanzate schede. Quando hai finito di configurare i filtri, fai clic suOK per tornare al menu di esportazione.

outlook-export-filtri Mark Coppock / Tendenze digitali

Passaggio 6:  la schermata successiva consente di selezionare la posizione e il nome del file di backup. Fare clic su Sfoglia , quindi accedere alla cartella desiderata, assegnare un nome al file e fare clic su OK . La finestra del browser verrà quindi chiusa.

desktop di Outlook Michael Crider / Tendenze digitali

Passaggio 7: fare  clic su Fine . Puoi aggiungere una password a questo file per maggiore sicurezza o lasciare entrambi i campi vuoti se non desideri assegnare una password. Quindi fare clic su OK per creare il file di backup. Tieni presente che potrebbero essere necessari alcuni secondi se hai un sacco di e-mail archiviate in Outlook.

Gestione dei backup

Il file PST appena creato può essere spostato o copiato come qualsiasi altro file. Questo rende facile tenerlo al sicuro; è sufficiente lanciarlo su un'unità USB, trascinarlo su un disco rigido esterno o caricarlo sul cloud per tenere un registro delle e-mail fisicamente separato dal computer. Tieni presente che il file è piuttosto grande - 1.000 email equivalgono a circa 100 MB, nei nostri test - e quindi potresti non essere in grado di inviarlo attraverso i normali canali.

Ricorda che questo non è un file live, il che significa che non registrerà o eseguirà il backup delle e-mail che ricevi o invii dopo  averlo creato. Per un file più aggiornato, Outlook memorizza automaticamente i messaggi di posta elettronica e altre impostazioni in un file PST nella cartella Documenti> File di Outlook sotto il tuo nome utente. Questo file è sempre aggiornato, ma poiché è archiviato localmente, è vulnerabile a errori. È possibile mitigare il rischio di perdere e-mail, elementi del calendario e contatti recenti impostando un programma di backup o di archiviazione nel cloud per monitorare la cartella File di Outlook.

Importazione di backup

Passaggio 1:  il processo per importare i file di backup PST è simile alla loro creazione. In Outlook 2013 e 2016, fare clic su File nella finestra principale di Outlook e selezionare  Apri ed esporta dall'host di opzioni. Quindi, seleziona  Importa / Esporta per aprire la procedura guidata di importazione ed esportazione. In Outlook 2010, fare clic su File , selezionare Apri "e fare clic su  Importa . I passaggi seguenti si applicano a tutte e tre le versioni di Outlook.

importazione di Outlook Michael Crider / Tendenze digitali

Passaggio 2: fare  clic su Importa da un altro programma o file , seguito da  Avanti . Successivamente, seleziona  File di dati di Outlook e fai nuovamente clic su Avanti  .  Fare clic su Sfoglia e accedere al file che si desidera importare, sul computer locale, su un dispositivo esterno o da qualche parte su una rete connessa. Nell'area Opzioni , puoi scegliere di sostituire email e contatti duplicati con elementi importati, consentire la creazione di duplicati o semplicemente non importare duplicati.

opzioni di importazione di Outlook Michael Crider / Tendenze digitali

Passaggio 3:  se il backup da cui stai importando è più recente delle email che hai attualmente in Outlook, seleziona Sostituisci duplicati . Se il backup è precedente alle email correnti in Outlook, seleziona Non importare duplicati . In genere non è necessario selezionare Consenti la creazione di duplicati a  meno che non si sappia di aver bisogno di informazioni specifiche sia dal vecchio che dal nuovo file. Fai clic su Avanti quando sei pronto per procedere.

cartelle di importazione di Outlook Michael Crider / Tendenze digitali

Passaggio 4: in questa schermata, seleziona quali cartelle importare e dove desideri importarle. Se stai importando le informazioni da un singolo account, fai clic su File di dati di Outlook . Puoi anche selezionare singole cartelle o filtrare il file, proprio come nella sezione sopra. Fai clic su Fine  quando sei pronto e, se richiesto, inserisci la password associata al file. Questo è tutto! Le tue e-mail e altre impostazioni verranno visualizzate in Outlook al termine del processo di importazione.