Come utilizzare Google Docs: suggerimenti, trucchi e consigli di esperti

Google Docs è un prodotto Google basato su cloud con tutte le funzionalità necessarie per creare, modificare e condividere documenti. A differenza delle note app per la creazione di documenti di Microsoft, Google offre una suite di app progettate per gli utenti che lavorano online. L'integrazione con le funzionalità di archiviazione cloud di Google Drive ti consente di accedere e lavorare sui tuoi documenti da qualsiasi luogo.

Passare a Google Docs può essere un compito scoraggiante poiché ci sono molte nuove funzionalità da scoprire e l'interfaccia di modifica del documento potrebbe sembrare poco familiare.

Puoi iniziare con Google Docs seguendo alcuni semplici passaggi e apprendere di più sulle diverse funzionalità di questo strumento ti aiuterà a diventare un esperto di Google Docs in pochissimo tempo.

Passaggio 1: configurazione del tuo account Google

L'utilizzo di Google Documenti richiede la registrazione di un account Google. Tuttavia, è gratuito e il tuo account ti fornisce anche l'accesso a Gmail, Google Maps e YouTube, nonché all'intera suite di Drive.

Per creare un account Google, vai alla pagina di registrazione. Inserisci le tue informazioni, inclusi nome, indirizzo email e data di nascita, e fai clic su Passaggio successivo.  Leggi l'Informativa sulla privacy e i Termini di servizio e premi Accetto . Congratulazioni! Ora hai un account Google. Se hai già un account, accedi come faresti normalmente.

Crea uno screenshot della pagina web di un account Google immagine dello schermo

Passaggio 2: avvio di Google Docs

Esistono diversi modi per accedere a Google Documenti, a seconda del dispositivo. Puoi scaricare l'app da App Store o Google Play oppure fare clic sull'icona App nell'angolo in alto a destra della home page di Google (rappresentata da nove quadrati). È quindi necessario fare clic sul pulsante Documenti : potrebbe essere necessario fare clic su Altro  nel menu a comparsa per vederlo.

In alternativa, puoi accedere a Google Drive e selezionare Documenti  Google nel  menu Il mio Drive  in alto oppure selezionare Documenti Google dopo aver fatto clic su Nuovo sul lato sinistro della pagina. L'ultima opzione è passare direttamente a Google Docs. Dopo aver avviato l'app Web, sarai pronto per creare un documento.

Passaggio 3: creazione di un documento

Per creare un nuovo documento, fai clic sulla pagina vuota con il segno di aggiunta multicolore al suo interno, che si trova nell'angolo in alto a sinistra della pagina principale di Google Documenti. Se non riesci a trovare questo menu, scorri verso l'alto o fai clic sull'icona multicolore del segno più nell'angolo inferiore destro dello schermo. D

Screenshot di Google Documenti immagine dello schermo

Se stai creando un documento da Drive, selezionando Google Documenti  dopo aver premuto Nuovo creerai automaticamente un documento vuoto. Se fai clic sulla piccola freccia rivolta a destra accanto a Google Documenti , puoi persino scegliere di creare un nuovo documento basato su un modello fornito. È possibile scegliere tra una varietà di curriculum, lettere commerciali e una selezione di modelli di terze parti. Puoi persino caricare un file .doc o .docx esistente sul tuo Drive facendo clic su  Nuovo , seguito da  Caricamento file .

Passaggio 4: inizia a lavorare

Dopo aver creato un documento, puoi metterti al lavoro. Fai clic su  Documento senza titolo nell'angolo in alto a sinistra per aggiungere un titolo al documento. Puoi anche regolare il tipo di carattere, la dimensione del testo e molto altro tramite la barra degli strumenti nella parte superiore della pagina. Se non riesci a vedere il titolo o la barra dei menu nella parte superiore della pagina, queste opzioni potrebbero essere nascoste. In tal caso, fare clic sulla freccia rivolta verso il basso nell'angolo in alto a destra per visualizzarli.

Poiché stai lavorando nel tuo browser, tutte le modifiche apportate al tuo documento verranno salvate automaticamente. Se guardi a destra dell'opzione Guida nella parte superiore dello schermo, dovresti vedere Salvataggio in corso ... o Tutte le modifiche salvate in Drive . Attendi che venga visualizzato il secondo messaggio prima di uscire, solo per assicurarti che tutto il tuo lavoro sia stato salvato. Per visualizzare la cronologia delle versioni del documento a portata di mano, fai clic su Salvataggio ... o Tutte le modifiche salvate in Drive , che ti consentiranno di rivedere le modifiche.

Come condividere le tue cose

Per condividere i tuoi documenti con altre persone, fai clic sul pulsante blu  Condividi  nell'angolo in alto a destra del documento che desideri condividere. Il pulsante sarà incastrato tra la tua immagine, supponendo che tu ne abbia aggiunta una al tuo account Google, e l'icona dei commenti. Successivamente, invita altri utenti inserendo l'indirizzo email appropriato nella finestra risultante.

Le persone con cui condividi possono modificare, visualizzare o commentare un documento a seconda delle autorizzazioni concesse loro. Questo può essere modificato toccando il menu direttamente a destra del campo indirizzo vuoto. Se desideri condividere il documento con persone che utilizzano qualcosa di diverso dall'e-mail, fai clic su Ottieni link condivisibile nella parte superiore della finestra Condividi. Un collegamento apparirà quindi direttamente sotto (verrà anche copiato negli appunti).

Se fai clic sul  pulsante Avanzate nell'angolo in basso a destra di questa finestra, puoi anche condividere il file tramite Gmail, Google+, Facebook o Twitter, ma ciò richiederà di rendere pubblico il tuo documento. Google Documenti imposta le impostazioni sulla privacy su Privato per impostazione predefinita, ma puoi sempre fare clic sul pulsante blu  Cambia  al centro della finestra Avanzate (sotto Chi può accedere ) per regolare le tue impostazioni sulla privacy.

Usa le funzioni di commento e chat

Con Google Documenti, puoi guardare in tempo reale mentre altre persone apportano modifiche a un documento. Facendo clic sul pulsante Commenti nell'angolo in alto a destra dello schermo, tu o chiunque altro si trovi nel documento potete avviare una discussione sul tuo progetto. Puoi anche vedere quali utenti stanno attualmente guardando il documento utilizzando la serie di cerchi situati a sinistra del pulsante Commento . Se nessuno oltre a te sta guardando una determinata pagina, qui non apparirà nulla.

Puoi anche impostare ogni documento in modo da ricevere notifiche quando le persone vi apportano modifiche, menzionano il tuo nome o interagiscono con uno dei tuoi commenti. Le notifiche possono essere uno strumento utile per collaborare con grandi gruppi di persone. È l'ideale quando si lavora con un gruppo che non si trova nello stesso spazio fisico. Se per qualche motivo non desideri che gli utenti abbiano la possibilità di aggiungere commenti a un determinato documento, puoi anche cambiare la modalità di modifica (ne parleremo nella prossima sezione).

Impara a conoscere le varie modalità di modifica

Direttamente sotto il pulsante Condividi ci sono le opzioni per visualizzare, suggerire modifiche e modificare i documenti. Mentre l' opzione Modifica ti consente di apportare modifiche, Suggerimenti ti consente di consigliare modifiche. La visualizzazione consente di visualizzare o stampare il file. L' opzione Suggerimento è simile alla funzione Rileva modifiche in Word. Indicherà in verde tutte le modifiche apportate al documento. Quindi, altri utenti possono approvare o negare queste modifiche prima che diventino parte della bozza finale. Anche se non stai utilizzando la modalità Suggerimenti , puoi sempre visualizzare la cronologia delle revisioni di un documento andando su File> Cronologia delle versioni> Visualizza cronologia delle versioni .

Screenshot della cronologia delle revisioni di Google Documenti immagine dello schermo

Prova un altro tipo di documento

Google Drive ha molto di più da offrire oltre ai documenti di testo. Presentazioni, ad esempio, è la versione di Google di Microsoft PowerPoint e puoi collaborare alle presentazioni nello stesso modo in cui puoi collaborare con Documenti. Le diapositive possono anche fungere da presentazioni autonome e puoi bloccare le modifiche in modo che gli spettatori possano solo guardare, non modificare. Un altro strumento, Fogli, è la versione dell'azienda di Microsoft Excel. Come Excel, Fogli consente agli utenti di creare formule, manipolare dati e condividere aggiornamenti in tempo reale.

Sebbene non sia sempre completo come Office 365 in termini di funzionalità, G Suite è un modo utile e conveniente per creare contenuti online. Forse il più grande vantaggio di Google Docs e dell'intera G Suite è che è gratuito. Ci piace anche che tutti i tuoi contenuti possano vivere online (o localmente, se lo desideri). Tutto quello che devi fare è creare un account Google per sfruttare tutti i vantaggi.