Come richiamare un'e-mail in Outlook

Forse hai inviato impulsivamente un'email cattiva a qualcuno. O forse hai inviato un'e-mail di lavoro e ti sei semplicemente dimenticato di allegare un documento di cui i tuoi colleghi hanno bisogno. Se vuoi un modo per riprenderlo, sei fortunato, se stai usando Outlook, cioè. Questo perché il client di posta elettronica ha una soluzione integrata per situazioni come questa: l'opzione per richiamare le email.

Un richiamo di un'e-mail può impedire a un destinatario di visualizzare un'e-mail incompleta, arrabbiata o comunque negativa che hai inviato. Segui le istruzioni seguenti se desideri richiamare un'e-mail in Outlook. Se vuoi anche sapere come ritardare le tue e-mail in Outlook (per evitare l'invio accidentale di tali e-mail in futuro), scorri oltre le istruzioni di richiamo per visualizzare una guida su come farlo.

Nota: queste istruzioni non funzioneranno con la versione basata sul Web di Outlook, ma si applicano solo al client desktop. Inoltre, funzionano solo se tu e il destinatario utilizzate un account Microsoft Exchange all'interno della stessa organizzazione o se avete entrambi Microsoft 365.

Come richiamare le email di Outlook

Passaggio 1: apri la cartella Posta inviata e cerca l'email che desideri richiamare: dovrebbe essere in cima all'elenco. Devi fare doppio clic su questa e-mail per aprirla completamente prima di passare alla fase successiva.

Passaggio 2: fare clic sulla scheda Messaggio sulla barra degli strumenti per renderla attiva. Successivamente, vai alla sezione Sposta e fai clic sul pulsante Altre azioni di spostamento designato con una lettera e una busta, come mostrato di seguito.

Passaggio 3: fare clic sull'opzione Richiama questo messaggio nell'elenco a discesa.

Outlook richiama questo messaggio

Passaggio 4: sullo schermo viene visualizzata una finestra popup. Qui hai due opzioni: Elimina copie non lette di questo messaggio  o Elimina copie non lette e sostituisci con un nuovo messaggio . Vedrai anche un'opzione per fare in modo che Outlook ti avvisi se il processo ha esito positivo o negativo.

Seleziona le tue opzioni e fai clic sul pulsante OK per continuare.

Outlook richiama questo messaggio popup

Se hai cancellato il messaggio, congratulazioni! Se desideri sostituirlo, vai al passaggio 5.

Passaggio 5: se scegli di creare una sostituzione, Outlook apre una seconda schermata in modo da poter rivedere il messaggio. Durante la composizione del nuovo messaggio di posta elettronica, Outlook richiama il vecchio messaggio e visualizza una notifica (se è stata selezionata tale opzione). Basta fare clic sul pulsante Invia quando hai finito con il messaggio modificato.

Nota: se invii un messaggio di richiamo, non fa esattamente sparire la tua vecchia email. Per far scomparire il messaggio originale, il destinatario potrebbe dover aprire prima il messaggio di richiamo. Questo è il motivo per cui dovresti digitare "URGENTE" o qualcosa di simile nel titolo del messaggio di richiamo in modo che venga aperto prima della prima e-mail offensiva. Continua per una spiegazione più lunga. Microsoft afferma inoltre che, in alcuni casi, il destinatario potrebbe essere avvisato quando i messaggi richiamati vengono eliminati dalla posta in arrivo. Quindi, tieni presente che anche quando richiama un'e-mail, il destinatario potrebbe comunque sapere che gli è stato inviato un messaggio sbagliato o offensivo anche se non può visualizzarlo.

Perché il richiamo delle e-mail non funziona sempre

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Avviare il processo di richiamo non significa che funzionerà nel modo desiderato. Con le velocità di Internet odierne (a meno che tu non viva in una zona morta), quell'email sbagliata probabilmente è già in attesa nella posta in arrivo di qualcuno, il che crea una serie di problemi. Ecco i fattori che possono annullare il tuo richiamo, o almeno rendere il processo più complicato.

  • Messaggi aperti: se un destinatario apre la tua email, non puoi richiamarla. Il destinatario può comunque ricevere e leggere il secondo messaggio di richiamo, ma l'originale rimane nella posta in arrivo di Outlook. Questa è una delle ragioni per cui dovresti agire rapidamente.
  • Reindirizza ad altre cartelle: se il tuo primo messaggio ha attivato un filtro e Outlook lo ha reindirizzato a una cartella specifica, il tuo richiamo fallirà. L'opzione di richiamo riguarda solo le email che rimangono nella posta in arrivo. Se il primo messaggio attende altrove, non sparirà.
  • Cartelle pubbliche: se qualcuno legge la tua prima e-mail in agguato in una cartella pubblica, il richiamo fallisce. Non importa quale destinatario o account di accesso tagghi l'e-mail come letta: è ancora troppo tardi.
  • Altri client di posta elettronica: la funzione di richiamo funziona con Outlook. Se invii un'e-mail a qualcuno che utilizza Gmail, ad esempio, il richiamo non funzionerà.
  • App mobili: se utilizzi le impostazioni di Exchange ActiveSync per Outlook su dispositivi mobili, l'opzione di richiamo potrebbe non funzionare. Ciò accade perché il sistema gestisce diverse versioni di Outlook durante la sincronizzazione e non può completare il processo, soprattutto se il dispositivo mobile è offline.

Ci sono molte insidie ​​in questa pratica piccola funzionalità, certo. Se i tuoi richiami semplicemente non funzionano, ecco due idee per migliorare lo scenario:

Soluzione 1: scrivi delle scuse. Oltre ad assicurarti di ricontrollare le tue e-mail prima che vengano inviate, questa è la soluzione più semplice al problema. Se hai erroneamente inviato un'e-mail alla persona o alle persone sbagliate e non è stato troppo eclatante, risparmia tempo e aggiungi una breve nota di scuse. Questo funziona per la maggior parte delle persone e puoi smettere di preoccuparti.

Soluzione 2: ritarda le tue email. Se hai un caso di e-mail butterfingers o sei sempre impegnato a rispondere e inoltrare informazioni sensibili, potresti considerare di ritardare le tue e-mail. Puoi farlo per tutte le email di Outlook seguendo questi passaggi:

Passaggio 1: fare clic su File nell'angolo in alto a sinistra.

Passaggio 2: scorri verso il basso e seleziona Gestisci regole e avvisi .

Fase 3: Le regole e avvisi finestra pop-up appare sullo schermo. Fare clic sull'opzione Nuova regola .

Passaggio 4: in una seconda finestra pop-up, seleziona Applica regola sui messaggi che invio elencato in Inizia da una regola vuota . Fare clic sul pulsante Avanti per continuare.

Passaggio 5: ignorare tutto nell'elenco delle condizioni e fare clic sul pulsante Avanti . Quindi, fai clic sul pulsante in un piccolo popup di conferma.

Passaggio 6: selezionare l' opzione Posticipa consegna in base a un numero di minuti . Fare clic sul collegamento Numero di e verrà visualizzato un popup che richiede una durata. Immettere il numero (120 minuti è il massimo) e fare clic sul pulsante OK . Fare clic sul pulsante Avanti per continuare.

Passaggio 7: selezionare le eccezioni se necessario e fare clic sul pulsante Avanti per continuare.

Passaggio 8: assegna un nome alla regola e, se è presente una casella di controllo Attiva questa regola , selezionala. Fare clic sul pulsante Fine .

Regola per la creazione di messaggi ritardati di Outlook

Se l'intero processo ti ha inacidito sul client di posta elettronica di Outlook, puoi sempre utilizzare un indirizzo usa e getta.